Qualiopi : ce que le référentiel exige vraiment, et ce que l'outil fait pour vous
Qualiopi fait peur parce qu'on en parle comme d'un examen. C'est surtout une question de preuves : montrer, document à l'appui, que vous faites ce que vous dites. Voici ce que le référentiel demande vraiment, et pour chaque point ce que Zate fait à votre place, en partie, ou pas du tout.
Qualiopi en trois phrases
Qualiopi est la certification qualité obligatoire pour qu'un organisme de formation puisse être financé par des fonds publics ou mutualisés : OPCO, CPF, France Travail, régions. Sans elle, vos élèves peuvent toujours vous payer eux-mêmes, mais aucun financeur ne prendra la formation en charge. Elle est délivrée par un organisme certificateur accrédité, après un audit initial puis un audit de surveillance et un renouvellement tous les trois ans.
Le référentiel : 7 critères, 32 indicateurs
Le référentiel national qualité est commun à tous les prestataires, mais tous ses indicateurs ne vous concernent pas. 10 d'entre eux visent uniquement les CFA, l'alternance, les formations certifiantes ou la sous-traitance. Si vous proposez des formations non certifiantes, en ligne ou en salle, l'auditeur vous évalue sur les 22 autres.
Sur ces 22 indicateurs, Zate en couvre 9 et vous aide sur 7. Les 6 derniers sont des preuves que vous seul pouvez apporter : votre veille, vos compétences et la coordination de vos intervenants. Quelques documents courts, à tenir à jour une fois par an.
Critère 1 - Informer le public
Avant de s'inscrire, une personne doit pouvoir savoir ce qu'elle va apprendre, combien de temps, à quel prix, dans quels délais, et comment se passent les choses si elle est en situation de handicap.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 1 | Une information détaillée et accessible sur vos prestations : prérequis, objectifs, durée, modalités, délais d'accès, tarifs, contacts, accessibilité. | En partie Votre page de présentation, vos programmes détaillés et votre FAQ se publient depuis votre espace. Le contenu, c'est vous qui l'écrivez. |
| 2 | Des indicateurs de résultats adaptés : satisfaction, taux de réussite, d'abandon... | En partie Les questionnaires de satisfaction et la progression des élèves sont collectés pour vous. Le calcul publié reste à mettre en forme. |
| 3 | Pour une formation certifiante : les taux d'obtention de la certification. | Si concerné Non géré par l'outil. Concerne uniquement les formations menant à une certification enregistrée. |
Critère 2 - Des objectifs précis et adaptés
Chaque formation part d'un besoin identifié et se fixe des objectifs que l'on peut évaluer. C'est le critère qui demande le plus de rigueur à la conception.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 4 | Analyser le besoin du bénéficiaire, de l'entreprise ou du financeur. | Couvert Questionnaire de préinscription, versionné, que chaque futur élève remplit avant l'inscription. Ses réponses restent attachées à son dossier. |
| 5 | Définir des objectifs opérationnels et évaluables. | En partie Le programme de chaque formation porte ses objectifs. Leur formulation vous appartient. |
| 6 | Établir les contenus et les modalités de mise en œuvre. | Couvert La structure en modules, leçons, quiz et travaux pratiques, reprise dans le programme et dans la convention. |
| 7 | Pour une formation certifiante : l'adéquation du contenu aux exigences de la certification. | Si concerné À justifier par vous, face au référentiel de la certification visée. |
| 8 | Positionner le bénéficiaire à l'entrée. | Couvert Grille de positionnement à l'entrée, comparée à l'évaluation de fin de parcours. |
Critère 3 - Accueillir, accompagner, suivre, évaluer
Le cœur de l'audit. Il faut montrer que chaque élève a été informé, suivi pendant la formation et évalué à la fin, et que vous avez agi quand il décrochait.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 9 | Informer sur les conditions de déroulement : règlement intérieur, horaires, lieu, contacts. | Couvert Convention signée en ligne avant tout accès, règlement intérieur joint, e-mails de session envoyés automatiquement. |
| 10 | Adapter la prestation, l'accompagnement et le suivi. | Couvert Progression leçon par leçon, messagerie privée, visios de suivi et travaux pratiques corrigés, tout horodaté. |
| 11 | Évaluer l'atteinte des objectifs. | Couvert Résultats de quiz conservés, évaluation des acquis en fin de parcours, attestation et certificat de réalisation. |
| 12 | Favoriser l'engagement et prévenir les ruptures de parcours. | Couvert Relances automatiques d'un élève inactif depuis 10 puis 20 jours, et suivi de la dernière activité de chacun. |
| 13 | Pour l'alternance : coordonner avec l'entreprise. | Si concerné Non géré. Concerne les formations en alternance. |
| 14 | Pour l'apprentissage : favoriser l'exercice de la citoyenneté. | Si concerné Non géré. Concerne les CFA. |
| 15 | Pour l'apprentissage : informer sur les droits et devoirs de l'apprenti. | Si concerné Non géré. Concerne les CFA. |
| 16 | Pour une formation certifiante : informer sur les conditions de présentation à la certification. | Si concerné À votre charge si vous préparez à une certification. |
Critère 4 - Des moyens adaptés
Les moyens pédagogiques, techniques et humains doivent correspondre à ce que vous promettez. À distance, l'auditeur regarde de près l'accès aux ressources et l'assistance.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 17 | Mettre à disposition des moyens humains et techniques adaptés. | En partie La plateforme, l'hébergement vidéo sécurisé et l'accès des élèves sont fournis. Vos locaux et votre matériel restent à décrire. |
| 18 | Coordonner les intervenants. | À votre charge À organiser par vous si plusieurs personnes interviennent. |
| 19 | Mettre les ressources pédagogiques à disposition des bénéficiaires. | Couvert Vidéos, supports PDF et fiches accessibles à tout moment depuis l'espace élève, sur ordinateur comme sur téléphone. |
| 20 | Pour l'apprentissage : disposer de personnels dédiés. | Si concerné Concerne les CFA. |
Critère 5 - Les compétences des intervenants
Vous devez montrer que vous et vos intervenants êtes compétents, et que vous continuez à vous former.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 21 | Déterminer et entretenir les compétences des intervenants. | À votre charge CV, diplômes, attestations : un outil de formation ne peut pas les produire pour vous. |
| 22 | Développer les compétences des salariés. | À votre charge Votre propre plan de formation reste à tenir. |
Critère 6 - Votre environnement professionnel
La veille, le handicap, la sous-traitance : ce critère vérifie que vous restez connecté à votre métier et à votre secteur.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 23 | Une veille légale et réglementaire. | À votre charge À organiser et à documenter par vous. |
| 24 | Une veille sur les emplois, les métiers et les compétences. | À votre charge À organiser et à documenter par vous. |
| 25 | Une veille sur les innovations pédagogiques et technologiques. | À votre charge À documenter par vous. Utiliser une plateforme récente ne suffit pas comme preuve. |
| 26 | Mobiliser les expertises et partenaires pour accueillir les personnes en situation de handicap. | En partie Votre référent handicap apparaît sur vos conventions et documents. Le réseau de partenaires reste à constituer. |
| 27 | Encadrer la sous-traitance ou le portage salarial. | Si concerné À votre charge si vous sous-traitez. |
| 28 | Pour les formations en situation de travail : mobiliser les partenaires socio-économiques. | Si concerné À votre charge si vous êtes concerné. |
| 29 | Pour l'apprentissage : favoriser l'insertion professionnelle. | Si concerné Concerne les CFA. |
Critère 7 - Appréciations, réclamations, amélioration
Vous recueillez l'avis des élèves et des financeurs, vous traitez les réclamations, et vous montrez ce que vous avez changé grâce à eux.
| N° | Ce que le référentiel demande | Ce que fait Zate |
|---|---|---|
| 30 | Recueillir les appréciations des parties prenantes. | Couvert Questionnaires de satisfaction élève en fin de session, questionnaire entreprise pour le financeur, avis modérés avant publication. |
| 31 | Traiter les difficultés, les réclamations et les aléas. | En partie Votre délai de réponse aux réclamations figure dans vos documents et la messagerie garde la trace des échanges. Le registre des réclamations reste à tenir. |
| 32 | Mettre en œuvre des mesures d'amélioration. | En partie Chaque modification d'une formation est tracée et versionnée, sans toucher au programme signé par les élèves déjà inscrits. Votre plan d'amélioration reste à rédiger. |
Formation à distance : les preuves que l'auditeur demandera
Pour une formation en ligne, la question n'est pas « l'élève avait-il accès aux vidéos ? » mais « peut-on prouver qu'il a suivi la formation, et qu'il a été accompagné ? ». Trois traces font la différence :
- Les connexions et la progression horodatées. Chaque connexion, chaque leçon vue et chaque quiz sont journalisés, ce qui permet de calculer un volume horaire réel par élève dans le bilan pédagogique exportable.
- L'accompagnement.Les échanges de la messagerie, les travaux pratiques corrigés et les visios de suivi sont autant de preuves d'une assistance pédagogique effective.
- L'évaluation.Les résultats de quiz et l'évaluation des acquis restent attachés au dossier de l'élève, avec leur date.
Formation en salle : la journée type
En présentiel, l'auditeur suit le parcours d'un élève du premier contact à l'attestation. Avec Zate, ce parcours laisse une trace à chaque étape : questionnaire de préinscription, convention signée en ligne avec horodatage et empreinte du document, émargement du matin et du soir, questionnaire de fin de journée, attestation et certificat de réalisation, puis questionnaire de satisfaction de l'entreprise qui finance.
Ce que l'outil ne fera pas
- Écrire vos objectifs pédagogiques et vos programmes.
- Documenter votre veille légale, métier et pédagogique.
- Prouver vos compétences de formateur et celles de vos intervenants.
- Tenir votre registre des réclamations et votre plan d'amélioration.
Ce sont des documents courts, mais ils sont à vous. Un auditeur repère vite un dossier rempli par un outil sans que personne ne l'ait lu.
Conservation : 5 ans au minimum
Les preuves doivent rester disponibles pour les audits de surveillance et de renouvellement. Zate conserve conventions, émargements, résultats et journaux d'activité au moins cinq ans. Gardez malgré tout vos propres exports réguliers : c'est vous que l'auditeur interroge.
Pour aller plus loin
Le texte de référence est le référentiel national qualité, accompagné de son guide de lecture officiel, publiés par le ministère du Travail. C'est le guide de lecture qui dit, indicateur par indicateur, ce que l'auditeur attend : lisez-le avant votre audit. Qualiopi sur le site du ministère du Travail.